Im Laufe der Jahre sammeln sich unzählige Dokumente an, von der Geburtsurkunde bis zur Gehaltsabrechnung. Diese Vielzahl an Unterlagen kann nicht nur zu überfüllten Aktenschränken führen, sondern auch für Verwirrung sorgen, wenn es darum geht, den Überblick zu behalten. Viele Menschen streben danach, sich von der Papierflut zu befreien, wissen jedoch nicht genau, welche Dokumente sie aufbewahren sollten und welche bedenkenlos entsorgt werden können.
Die Verbraucherzentrale empfiehlt, Unterlagen, die Auskunft über Abstammung, Identität, berufliche oder schulische Qualifikationen sowie persönliche Finanzen geben, keinesfalls zu entsorgen. Diese Dokumente sind oft nicht nur für die eigene Nutzung relevant, sondern können auch für Angehörige von Bedeutung sein. Medizinische Unterlagen sollten ebenso aufbewahrt werden, da die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist in Krankenhäusern oder Arztpraxen normalerweise 10 Jahre beträgt. Eine Ausnahme bilden Testamente, da sie üblicherweise beim Nachlassgericht oder Amtsgericht hinterlegt werden.
Zu den Dokumenten, die unbedingt aufgehoben werden sollten, gehören unter anderem die Geburtsurkunde, Geldanlagen wie Aktien oder Sparbücher, gültige Ausweisdokumente wie der Personalausweis oder Pass, Heiratsurkunden oder Scheidungspapiere, Kaufverträge von größeren Anschaffungen wie Autos oder Uhren, Kreditunterlagen, Grundbuchauszüge von Immobilien, Patientenverfügungen, ärztliche Unterlagen, Zeugnisse aus Schule oder Studium sowie Vollstreckungsbescheide und Gerichtsurteile.
Es ist von großer Bedeutung, Ordnung ins Papierchaos zu bringen und die richtigen Dokumente zu bewahren. Arbeitsverträge, Sozialversicherungsmeldungen, Nachweise über Arbeitslosigkeitszeiten und andere wichtige Unterlagen sollten ebenfalls behalten werden, da sie bei der Berechnung von Rentenansprüchen eine Rolle spielen können. Hingegen haben Handwerkerrechnungen, Quittungen, Garantieunterlagen und bestimmte Kaufverträge je nach Gültigkeit unterschiedliche Aufbewahrungsdauern, die in der Regel zwischen einem und sechs Jahren liegen. Steuerunterlagen sollten für das Finanzamt mindestens vier Jahre, manchmal sogar bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
Es ist ratsam, wichtige Dokumente nicht einfach wegzuwerfen, sondern sie sicher zu vernichten, um sensible Informationen zu schützen. Ein neues Tool der Schufa kann Auskunft darüber geben, ob persönliche Daten bereits Opfer von Datenklau geworden sind. Im Falle eines Notfalls ist es außerdem empfehlenswert, Sicherheitskopien der wichtigsten Unterlagen anzufertigen und griffbereit in einer Dokumentenmappe aufzubewahren.
