In St. Pölten nutzt ein Mittelständler nach wie vor Microsoft Access für seine komplette Buchhaltung, obwohl die Software seit über 15 Jahren keine Weiterentwicklungen mehr erfahren hat. Der Unternehmer hat jetzt Unterstützung für den dringend benötigten Support und die Migration zu neuer Software gesucht. Viele kleine und mittlere Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen und zögern, den Schritt zu einer neuen Plattform zu wagen, da sie auf ihre bewährten Systeme angewiesen sind. Während die Anbieter von Access entweder nicht mehr existieren oder in den Ruhestand gegangen sind, bleibt ein Wechsel zu moderneren Alternativen für viele eine Hürde.

Access, ein Baukastensystem von Microsoft, bietet grundlegende Funktionen wie Formulare, Berichtsvorlagen und eine Datenbank. Allerdings ist der Software keine Online-Version als Teil von Microsoft 365 immanent, und die Web- sowie mobile Anwendungskompetenz sind stark eingeschränkt. Derartige Limitationen machen es für Unternehmen schwierig, Access als zukunftssichere Lösung zu betrachten. Laut sesoft.de bleibt Access zwar ein solides Werkzeug für Desktop-Anwendungen für kleinere Teams und lokale Datenhaltung, doch die Entwicklung an der Software selbst hat stagnierte.

Migration und Alternativen

Die Bewegung zu alternativen Softwarelösungen gewinnt an Fahrt. Eine Vielzahl von Optionen wird als Ersatz empfohlen, darunter Power Apps, das jedoch mit hohen Kosten bei vielen Nutzern einhergeht. Auch cloudbasierte Systeme wie das Azure-Angebot von Microsoft oder andere Plattformen wie Ninox, Mendix und Pega werden als mögliche Alternativen in Betracht gezogen. Diese Umstellungen sind jedoch oft mit der Herausforderung verbunden, dass kleinere Unternehmen mehrere Lizenzen für cloudbasierte Lösungen beschaffen müssen, was einen erheblichen finanziellen Aufwand bedeutet.

Eine Möglichkeit ist die Migration von Access-Daten zu Dataverse. Dabei erfolgt die Migration unter bestimmten Vorgaben automatisch ohne Benutzerinteraktion, was für Unternehmen eine Erleichterung darstellen könnte. Allerdings gibt es Unterschiede in der Struktur der Primärschlüssel zwischen Access und Dataverse, die beachtet werden müssen. Beispielsweise wird der häufig verwendete Datentyp AutoNumber in Access in Dataverse als ganzes Zahlenfeld mit Autowert-Format neu erstellt. Daten und Beziehungen können während der Migration ebenfalls berücksichtigt oder ignoriert werden, abhängig von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Künftige Perspektiven für Unternehmen

Die Entscheidung, ob Unternehmen auf eine neue Plattform wechseln oder weiterhin mit Access arbeiten, hängt stark von ihren aktuellen Anforderungen ab. Muntere Warnzeichen, wie der Bedarf an Zugriff auf Cloud-Daten und mehr als 10 gleichzeitigen Nutzern, sollten als Indikator dafür dienen, dass eine Migration notwendig sein könnte. Insbesondere größere Firmen und Behörden, die in der Lage sind, die notwendigen Lizenzen zu finanzieren, könnten von modernen Lösungen erheblich profitieren.

Die Initiative „Lust an Zukunft“ von dm anlässlich ihres 50-jährigen Jubiläums in Österreich zeigt, dass auch ein gesellschaftliches Engagement von Bedeutung ist. Menschen werden ermutigt, sich ehrenamtlich zu engagieren, was auch in einer digitalisierten Welt als unterstützend für unternehmerische Vorhaben betrachtet werden kann.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass Microsoft Access weiterhin für bestimmte Anwendungsfälle genutzt werden kann, jedoch nur solange die spezifischen Rahmenbedingungen es erlauben. Laut support.microsoft.com sollten Unternehmen die eigenen Bedürfnisse sorgfältig analysieren und gegebenenfalls Alternativen in Betracht ziehen, um die Effizienz und Zukunftssicherheit ihrer Geschäftsprozesse zu gewährleisten.