Opmærksomhed selvstændige: Nye opbevaringsperioder for kontoudtog!

Opmærksomhed selvstændige: Nye opbevaringsperioder for kontoudtog!

Selvstændige og erhvervsdrivende står over for en væsentlig ændring af deadlines med hensyn til opbevaringskravene til kontoudtog og regnskabsbilag. Fra 1. januar 2025 forkortes den juridiske opbevaringsperiode for disse dokumenter fra ti til otte år. Dette er en afgørende nyskabelse, der blev vedtaget som en del af "Fjerde lov til at lette byrden for borgere, økonomien og administrationen af ​​bureaukrati", som Forbundsrådet godkendte den 18. oktober 2024. Hvordan Fokus anmeldt, berører denne forordning alle regnskabspligtige selvstændige erhvervsdrivende.

Den tidligere frist på ti år gjaldt for en lang række dokumenter, herunder kontoudtog, som repræsenterer væsentlige beviser for betalingstransaktioner. Med den nye forordning skal virksomheder tilpasse deres opbevaringsperioder afhængigt af dokumenttype og de gældende lovkrav. Overtrædelse af tilbageholdelseskravet kan få alvorlige konsekvenser, herunder bøder på op til 50.000 euro og fængsel. Ved digitale kvitteringer er der endda risiko for forsinkelsesbøder, hvis der ikke gives korrekt adgang til dataene.

Reformer af opbevaringskrav

Den nye regulering gælder for kvitteringer, hvis opbevaringsperiode endnu ikke er udløbet den 1. januar 2025. Lempelsen kommer fra en reduktion af opbevaringskravet i Handelsloven (HGB) med to år. Det omfatter blandt andet dokumenter som fakturaer, følgesedler og betalingskvitteringer, der har betydning for bevisførelse i skattemæssig sammenhæng. Højt Haufe Fra 1. januar 2025 skal blandt andet følgende dokumenter kun opbevares i otte år:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Derudover kræver den nye lovregulering organisatoriske tiltag for at sikre hurtig adgang til bookingdokumenter. I særlige tilfælde skal de interne regnskabsbilag oprettes selv, hvilket understreger, hvor vigtig korrekt dokumentation er for forretningsaktiviteter.

Med disse ændringer har den føderale regering taget et skridt i retning af at reducere bureaukratiet. Alligevel forbliver ansvaret for korrekt opbevaring og dokumentation hos den enkelte iværksætter, som også skal fastsætte og overvåge de nye deadlines.