Προσοχή στους αυτοαπασχολούμενους: Νέες περίοδοι διατήρησης των λογαριασμών!

Προσοχή στους αυτοαπασχολούμενους: Νέες περίοδοι διατήρησης των λογαριασμών!

Οι αυτοαπασχολούμενοι και οι εμπορικοί επιχειρηματίες αντιμετωπίζουν μια σημαντική αλλαγή στις προθεσμίες όσον αφορά τις απαιτήσεις διατήρησης για τις καταστάσεις λογαριασμών και τα λογιστικά έγγραφα. Από την 1η Ιανουαρίου 2025, η νόμιμη περίοδος διατήρησης αυτών των εγγράφων θα μειωθεί από δέκα σε οκτώ χρόνια. Πρόκειται για μια κρίσιμη καινοτομία που ψηφίστηκε ως μέρος του «Τέταρτου νόμου για την ανακούφιση του βάρους των πολιτών, της οικονομίας και της διοίκησης της γραφειοκρατίας», τον οποίο ενέκρινε το Ομοσπονδιακό Συμβούλιο στις 18 Οκτωβρίου 2024. Πώς Εστία αναφέρθηκε, ο κανονισμός αυτός αφορά όλους τους αυτοαπασχολούμενους που υποχρεούνται να τηρούν λογαριασμούς.

Η προηγούμενη προθεσμία των δέκα ετών ίσχυε για μεγάλο αριθμό εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των τραπεζικών λογαριασμών, που αντιπροσωπεύουν ουσιαστικά αποδεικτικά στοιχεία για συναλλαγές πληρωμών. Με τη νέα ρύθμιση, οι εταιρείες πρέπει να προσαρμόσουν τις περιόδους διατήρησής τους ανάλογα με το είδος του εγγράφου και τις ισχύουσες νομικές απαιτήσεις. Η παραβίαση της απαίτησης διατήρησης μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες, όπως πρόστιμα έως 50.000 ευρώ και φυλάκιση. Στην περίπτωση των ψηφιακών αποδείξεων, υπάρχει ακόμη και κίνδυνος προστίμων καθυστέρησης εάν δεν παραχωρηθεί σωστά η πρόσβαση στα δεδομένα.

Μεταρρυθμίσεις των απαιτήσεων διατήρησης

Η νέα ρύθμιση ισχύει για αποδείξεις των οποίων η περίοδος διατήρησης δεν έχει λήξει ακόμη την 1η Ιανουαρίου 2025. Η ελάφρυνση προέρχεται από μείωση της απαίτησης διατήρησης στον Εμπορικό Κώδικα (ΕΟΚ) κατά δύο χρόνια. Αυτό περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, έγγραφα όπως τιμολόγια, δελτία παράδοσης και αποδείξεις πληρωμής που είναι σημαντικά για την παροχή αποδεικτικών στοιχείων σε φορολογικό πλαίσιο. Μεγαλόφωνος Χάουφε Από την 1η Ιανουαρίου 2025, τα ακόλουθα έγγραφα, μεταξύ άλλων, πρέπει να διατηρούνται μόνο για οκτώ χρόνια:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Επιπλέον, η νέα νομοθετική ρύθμιση απαιτεί οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση γρήγορης πρόσβασης στα έγγραφα κράτησης. Σε ειδικές περιπτώσεις, τα εσωτερικά λογιστικά έγγραφα πρέπει να δημιουργούνται μόνοι σας, γεγονός που υπογραμμίζει πόσο σημαντική είναι η κατάλληλη τεκμηρίωση για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Με αυτές τις αλλαγές, η ομοσπονδιακή κυβέρνηση έκανε ένα βήμα προς τη μείωση της γραφειοκρατίας. Ωστόσο, η ευθύνη για τη σωστή αποθήκευση και τεκμηρίωση παραμένει στον μεμονωμένο επιχειρηματία, ο οποίος πρέπει επίσης να ορίσει και να παρακολουθεί τις νέες προθεσμίες.