Atención autónomos: ¡Nuevos plazos de retención de estados de cuenta!

Atención autónomos: ¡Nuevos plazos de retención de estados de cuenta!

Los autónomos y empresarios se enfrentan a un cambio importante en los plazos en lo que respecta a los requisitos de conservación de los extractos de cuentas y los documentos contables. A partir del 1 de enero de 2025, el plazo legal de conservación de estos documentos se reducirá de diez a ocho años. Se trata de una innovación crucial que se aprobó en el marco de la “Cuarta Ley para aliviar la carga de los ciudadanos, la economía y la administración de la burocracia”, que el Consejo Federal aprobó el 18 de octubre de 2024. ¿Cómo? Enfocar Como se informó, esta regulación afecta a todos los trabajadores autónomos que están obligados a llevar contabilidad.

El plazo anterior de diez años se aplicaba a un gran número de documentos, incluidos extractos bancarios, que representan pruebas esenciales para las transacciones de pago. Con la nueva regulación, las empresas deberán adaptar sus plazos de conservación en función del tipo de documento y de los requisitos legales aplicables. La infracción del requisito de retención puede tener graves consecuencias, incluidas multas de hasta 50.000 euros y prisión. En el caso de los recibos digitales, existe incluso el riesgo de multas por demora si no se concede correctamente el acceso a los datos.

Reformas de los requisitos de retención

La nueva regulación se aplica a los recibos cuyo período de retención aún no haya expirado el 1 de enero de 2025. El alivio proviene de una reducción de dos años del requisito de retención en el Código de Comercio (HGB). Esto incluye, entre otras cosas, documentos como facturas, albaranes y recibos de pago que son importantes para proporcionar pruebas en un contexto fiscal. Alto Haufe A partir del 1 de enero de 2025, sólo deberán conservarse durante ocho años, entre otros, los siguientes documentos:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Además, la nueva normativa legal exige medidas organizativas para garantizar un acceso rápido a los documentos de reserva. En casos especiales, los documentos contables internos deben ser elaborados por usted mismo, lo que subraya la importancia de una documentación adecuada para la actividad empresarial.

Con estos cambios, el gobierno federal ha dado un paso hacia la reducción de la burocracia. Sin embargo, la responsabilidad del almacenamiento y la documentación adecuados sigue siendo del empresario individual, quien también debe fijar y controlar los nuevos plazos.