Huomio yrittäjät: Tiliotteiden uudet säilytysajat!

Huomio yrittäjät: Tiliotteiden uudet säilytysajat!

Yrittäjillä ja yrittäjillä on edessään merkittävä muutos määräaikaan liittyen tiliotteiden ja kirjanpitoasiakirjojen säilytysvaatimuksiin. 1.1.2025 alkaen näiden asiakirjojen lakisääteinen säilytysaika lyhenee kymmenestä kahdeksaan vuoteen. Tämä on ratkaiseva innovaatio, joka hyväksyttiin osana "Neljättä lakia kansalaisten, talouden ja byrokratian hallinnon keventämisestä", jonka liittoneuvosto hyväksyi 18. lokakuuta 2024. Miten Keskity Raportin mukaan tämä asetus koskee kaikkia itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka ovat velvollisia pitämään kirjanpitoa.

Edellinen kymmenen vuoden määräaika koski monia asiakirjoja, mukaan lukien tiliotteet, jotka ovat olennainen todiste maksutapahtumista. Uuden asetuksen myötä yritysten on mukautettava säilytysaikojaan asiakirjatyypin ja sovellettavien lakien mukaan. Säilytysvaatimuksen rikkomisesta voi olla vakavia seurauksia, jopa 50 000 euron sakkoja ja vankeutta. Digitaalisissa kuiteissa on jopa viivästyssakkojen riski, jos pääsyä tietoihin ei myönnetä asianmukaisesti.

Säilytysvaatimusten uudistukset

Uusi määräys koskee kuitteja, joiden säilytysaika ei ole vielä umpeutunut 1.1.2025. Helpotus johtuu kauppalain (HGB) säilytysvaatimuksen alentamisesta kahdella vuodella. Tämä sisältää muun muassa asiakirjat, kuten laskut, lähetysluettelot ja maksukuitit, jotka ovat tärkeitä todisteiden toimittamisessa verotuksessa. äänekäs Haufe 1.1.2025 alkaen muun muassa seuraavat asiakirjat tulee säilyttää vain kahdeksan vuotta:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Lisäksi uusi lainsäädäntö edellyttää organisatorisia toimenpiteitä varausasiakirjojen nopean pääsyn varmistamiseksi. Erityistapauksissa sisäiset kirjanpitoasiakirjat on laadittava itse, mikä korostaa oikeanlaisen dokumentaation tärkeyttä liiketoiminnan kannalta.

Näillä muutoksilla liittovaltion hallitus on ottanut askeleen kohti byrokratian vähentämistä. Vastuu asianmukaisesta säilytyksestä ja dokumentaatiosta on kuitenkin yksittäisellä yrittäjällä, jonka on myös asetettava ja valvottava uudet määräajat.