Pozor samostalnim poduzetnicima: novi rokovi čuvanja izvoda!

Pozor samostalnim poduzetnicima: novi rokovi čuvanja izvoda!

Samostalni poduzetnici i trgovački poduzetnici suočeni su s važnom promjenom rokova u pogledu uvjeta čuvanja izvoda i knjigovodstvenih isprava. Od 1. siječnja 2025. zakonski rok čuvanja ovih dokumenata skraćuje se s deset na osam godina. Riječ je o ključnoj novini koja je donesena u sklopu “Četvrtog zakona za rasterećenje građana, gospodarstva i administracije birokracije”, koji je Savezno vijeće odobrilo 18. listopada 2024. Kako Fokus izvijestili, ova uredba utječe na sve samozaposlene osobe koje su dužne voditi računovodstvo.

Dosadašnji rok od deset godina odnosio se na velik broj dokumenata, uključujući i bankovne izvode, koji predstavljaju bitne dokaze za platni promet. S novom uredbom, tvrtke moraju prilagoditi svoja razdoblja čuvanja ovisno o vrsti dokumenta i primjenjivim zakonskim zahtjevima. Kršenje uvjeta zadržavanja može imati ozbiljne posljedice, uključujući novčane kazne do 50.000 eura i zatvorsku kaznu. U slučaju digitalnih računa postoji čak i rizik od kazni za kašnjenje ako se pristup podacima ne odobri ispravno.

Reforme zahtjeva za zadržavanje

Nova se uredba odnosi na potvrde čije razdoblje čuvanja još nije isteklo 1. siječnja 2025. Olakšica proizlazi iz smanjenja zahtjeva za zadržavanje u Trgovačkom zakoniku (HGB) za dvije godine. To uključuje, između ostalog, dokumente kao što su fakture, otpremnice i potvrde o plaćanju koji su važni za pružanje dokaza u poreznom kontekstu. Glasno Haufe Od 1. siječnja 2025., sljedeći dokumenti, između ostalog, moraju se čuvati samo osam godina:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Osim toga, nova zakonska regulativa zahtijeva organizacijske mjere kako bi se osigurao brzi pristup dokumentima rezervacije. U posebnim slučajevima interne knjigovodstvene isprave morate izraditi sami, što govori o važnosti uredne dokumentacije za poslovanje.

Ovim promjenama federalna je vlada napravila korak prema smanjenju birokracije. Ipak, odgovornost za pravilno skladištenje i dokumentaciju ostaje na samostalnim poduzetnicima, koji također moraju postaviti i pratiti nove rokove.