Egyéni vállalkozók figyelmébe: Új megőrzési időszakok a számlakivonatoknál!

Egyéni vállalkozók figyelmébe: Új megőrzési időszakok a számlakivonatoknál!

A számlakivonatok és a számviteli bizonylatok megőrzési követelményei tekintetében jelentős határidő-változás előtt állnak az egyéni vállalkozók és a kereskedelmi vállalkozók. 2025. január 1-jétől ezeknek a dokumentumoknak a törvényi megőrzési ideje tízről nyolc évre rövidül. Ez egy kulcsfontosságú újítás, amelyet a polgárok, a gazdaság és a bürokrácia terheinek enyhítéséről szóló negyedik törvény részeként fogadtak el, amelyet a Szövetségi Tanács 2024. október 18-án hagyott jóvá. Hogyan Fókusz jelentették, ez a szabályozás minden elszámolásra kötelezett egyéni vállalkozót érint.

A korábbi tízéves határidő számos olyan dokumentumra vonatkozott, beleértve a banki kivonatokat is, amelyek a fizetési műveletek alapvető bizonyítékai. Az új szabályozással a cégeknek igazítaniuk kell megőrzési idejüket az okmány típusától és a vonatkozó jogszabályi előírásoktól függően. A visszatartási kötelezettség megsértése súlyos következményekkel járhat, akár 50 000 euróig terjedő pénzbírsággal és szabadságvesztéssel is járhat. A digitális bizonylatok esetében még késedelmi bírság is fennáll, ha az adatokhoz való hozzáférés nem megfelelő.

A megőrzési követelmények reformja

Az új szabályozás azokra a bizonylatokra vonatkozik, amelyek megőrzési ideje 2025. január 1-jén még nem járt le. A mentesítés a Kereskedelmi Törvénykönyvben (HGB) előírt megőrzési kötelezettség két évvel történő csökkentéséből származik. Ide tartoznak többek között az olyan dokumentumok, mint a számlák, szállítólevelek és fizetési bizonylatok, amelyek fontosak az adózási vonatkozásban történő bizonyításhoz. Hangos Haufe 2025. január 1-től csak nyolc évig kell megőrizni többek között az alábbi dokumentumokat:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Emellett az új jogszabály szervezési intézkedéseket ír elő a foglalási dokumentumokhoz való gyors hozzáférés biztosítására. Speciális esetekben a belső számviteli bizonylatokat saját kezűleg kell elkészíteni, ami rávilágít arra, hogy mennyire fontos a megfelelő dokumentáció az üzleti tevékenységhez.

Ezekkel a változtatásokkal a szövetségi kormány lépést tett a bürokrácia csökkentése felé. Ennek ellenére a megfelelő tárolás és dokumentáció felelőssége továbbra is az egyéni vállalkozót terheli, akinek az új határidőket is meg kell határoznia és figyelemmel kell kísérnie.