Attenzione lavoratori autonomi: nuovi termini di conservazione degli estratti conto!

Attenzione lavoratori autonomi: nuovi termini di conservazione degli estratti conto!

I lavoratori autonomi e gli imprenditori commerciali si trovano ad affrontare un importante cambiamento delle scadenze per quanto riguarda gli obblighi di conservazione degli estratti conto e dei documenti contabili. Dal 1° gennaio 2025 il periodo di conservazione legale di questi documenti sarà ridotto da dieci a otto anni. Si tratta di un'innovazione cruciale, varata nell'ambito della “Quarta legge per alleggerire il peso dei cittadini, dell'economia e del governo della burocrazia”, approvata dal Consiglio federale il 18 ottobre 2024. Come Messa a fuoco segnalato, tale norma riguarda tutti i lavoratori autonomi che hanno l'obbligo di tenere una contabilità.

Il precedente termine di dieci anni si applicava a un gran numero di documenti, compresi gli estratti conto, che rappresentano prove essenziali per le operazioni di pagamento. Con il nuovo regolamento, le aziende devono adattare i propri periodi di conservazione a seconda della tipologia di documento e dei requisiti legali applicabili. La violazione dell'obbligo di conservazione può comportare gravi conseguenze, tra cui multe fino a 50.000 euro e la reclusione. Nel caso delle ricevute digitali sussiste addirittura il rischio di multe per ritardi se l’accesso ai dati non viene concesso correttamente.

Riforme dei requisiti di conservazione

La nuova normativa si applica agli scontrini il cui periodo di conservazione non è ancora scaduto il 1° gennaio 2025. Lo sgravio deriva da una riduzione di due anni dell'obbligo di conservazione nel Codice commerciale (HGB). Ciò include, tra gli altri, documenti come fatture, bolle di consegna e ricevute di pagamento che sono importanti come prova in un contesto fiscale. Forte Haufe Dal 1° gennaio 2025, i seguenti documenti, tra gli altri, dovranno essere conservati solo per otto anni:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Inoltre, la nuova normativa legale richiede misure organizzative per garantire un rapido accesso ai documenti di prenotazione. In casi particolari, i documenti contabili interni devono essere creati personalmente, il che sottolinea quanto sia importante una corretta documentazione per le attività aziendali.

Con questi cambiamenti, il governo federale ha fatto un passo avanti verso la riduzione della burocrazia. Tuttavia, la responsabilità della corretta conservazione e documentazione resta del singolo imprenditore, che deve anche fissare e monitorare le nuove scadenze.