Savarankiškai dirbančių asmenų dėmesiui: nauji sąskaitos išrašų saugojimo terminai!

Savarankiškai dirbančių asmenų dėmesiui: nauji sąskaitos išrašų saugojimo terminai!

Individualios veiklos ir komercinės veiklos verslininkų laukia svarbus terminų pasikeitimas, susijęs su sąskaitų išrašų ir apskaitos dokumentų saugojimo reikalavimais. Nuo 2025 metų sausio 1 dienos šių dokumentų teisinis saugojimo terminas sutrumpės nuo dešimties iki aštuonerių metų. Tai esminė naujovė, priimta kaip „Ketvirtojo piliečių, ekonomikos ir biurokratijos naštos mažinimo įstatymo“, kurį Federalinė taryba patvirtino 2024 m. spalio 18 d., dalis. Fokusas pranešta, šis reglamentas turi įtakos visiems savarankiškai dirbantiems asmenims, kurie privalo vesti apskaitą.

Ankstesnis dešimties metų terminas buvo taikomas daugeliui dokumentų, įskaitant banko ataskaitas, kurios yra esminis mokėjimo operacijų įrodymas. Pagal naująjį reglamentą įmonės turi pritaikyti savo saugojimo terminus, atsižvelgdamos į dokumento rūšį ir taikomus teisinius reikalavimus. Išsaugojimo reikalavimo pažeidimas gali turėti rimtų pasekmių, įskaitant baudas iki 50 000 eurų ir laisvės atėmimą. Skaitmeninių kvitų atveju net gresia delspinigiai, jei prieiga prie duomenų nesuteikiama tinkamai.

Laikymo reikalavimų reformos

Naujasis reguliavimas taikomas kvitams, kurių saugojimo terminas dar nepasibaigęs 2025 m. sausio 1 d. Lengvata taikoma dvejais metais sumažinus saugojimo reikalavimą Komerciniame kodekse (HGB). Tai, be kita ko, apima dokumentus, pvz., sąskaitas faktūras, važtaraščius ir mokėjimo kvitus, kurie yra svarbūs teikiant įrodymus mokesčių srityje. Garsiai Haufe Nuo 2025 m. sausio 1 d. šie dokumentai, be kita ko, turi būti saugomi tik aštuonerius metus:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Be to, naujasis teisinis reguliavimas reikalauja organizacinių priemonių, užtikrinančių greitą prieigą prie užsakymo dokumentų. Ypatingais atvejais vidaus apskaitos dokumentus tenka susikurti patiems, o tai parodo, kokia svarbi verslo veiklai yra tinkama dokumentacija.

Šiais pakeitimais federalinė vyriausybė žengė žingsnį biurokratijos mažinimo link. Nepaisant to, atsakomybė už tinkamą saugojimą ir dokumentaciją tenka individualiam verslininkui, kuris taip pat turi nustatyti ir stebėti naujus terminus.