Zelfstandigen opgelet: Nieuwe bewaartermijnen voor rekeningafschriften!

Zelfstandigen opgelet: Nieuwe bewaartermijnen voor rekeningafschriften!

Zelfstandigen en commerciële ondernemers worden geconfronteerd met een belangrijke wijziging in de termijnen met betrekking tot de bewaarplichten voor rekeningafschriften en boekhoudbescheiden. Vanaf 1 januari 2025 wordt de wettelijke bewaartermijn voor deze documenten verkort van tien naar acht jaar. Dit is een cruciale innovatie die werd aangenomen als onderdeel van de “Vierde wet om de lasten van burgers, de economie en het bestuur van de bureaucratie te verlichten”, die de Federale Raad op 18 oktober 2024 goedkeurde. Focus Naar verluidt heeft deze regeling gevolgen voor alle zelfstandigen die een boekhouding moeten voeren.

De vorige termijn van tien jaar gold voor een groot aantal documenten, waaronder bankafschriften, die essentieel bewijsmateriaal vormen voor betalingstransacties. Met de nieuwe regelgeving moeten bedrijven hun bewaartermijnen aanpassen afhankelijk van het type document en de toepasselijke wettelijke vereisten. Het overtreden van de bewaarplicht kan ernstige gevolgen hebben, waaronder boetes tot 50.000 euro en gevangenisstraf. Bij digitale kwitanties bestaat zelfs het risico op vertragingsboetes als de toegang tot de gegevens niet op de juiste wijze wordt verleend.

Hervormingen van de bewaarvereisten

De nieuwe regeling geldt voor bonnetjes waarvan de bewaartermijn op 1 januari 2025 nog niet is verstreken. De verlichting komt voort uit een verlaging van de bewaarplicht in het Wetboek van Koophandel (HGB) met twee jaar. Hieronder vallen onder meer documenten zoals facturen, pakbonnen en betalingsbewijzen die van belang zijn voor het leveren van bewijs in fiscaal kader. Luidruchtig Haufe Vanaf 1 januari 2025 mogen onder meer de volgende documenten nog maar acht jaar bewaard worden:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Bovendien vereist de nieuwe wettelijke regeling organisatorische maatregelen om een ​​snelle toegang tot boekingsdocumenten te garanderen. In bijzondere gevallen moeten de interne boekhouddocumenten zelf worden aangemaakt, wat onderstreept hoe belangrijk goede documentatie is voor bedrijfsactiviteiten.

Met deze veranderingen heeft de federale regering een stap gezet in de richting van het terugdringen van de bureaucratie. Niettemin blijft de verantwoordelijkheid voor een goede opslag en documentatie bij de individuele ondernemer liggen, die ook de nieuwe deadlines moet vaststellen en bewaken.