OBS selvstendig næringsdrivende: Nye oppbevaringsperioder for kontoutskrifter!

OBS selvstendig næringsdrivende: Nye oppbevaringsperioder for kontoutskrifter!

Selvstendig næringsdrivende og næringsdrivende står overfor en viktig endring av tidsfrister når det gjelder oppbevaringskravene for kontoutskrifter og regnskapsdokumenter. Fra 1. januar 2025 forkortes den juridiske oppbevaringstiden for disse dokumentene fra ti til åtte år. Dette er en avgjørende innovasjon som ble vedtatt som en del av "Fjerde loven for å avlaste borgernes byrde, økonomien og administrasjonen av byråkrati", som Forbundsrådet godkjente 18. oktober 2024. Hvordan Fokus meldt, berører denne forskriften alle regnskapspliktige selvstendig næringsdrivende.

Den forrige fristen på ti år gjaldt et stort antall dokumenter, inkludert kontoutskrifter, som representerer vesentlige bevis for betalingstransaksjoner. Med den nye forskriften må virksomheter tilpasse oppbevaringsperioder avhengig av type dokument og gjeldende lovkrav. Brudd på oppbevaringskravet kan få alvorlige konsekvenser, inkludert bøter på inntil 50 000 euro og fengsel. Ved digitale kvitteringer er det til og med fare for forsinkelsesbøter dersom tilgang til dataene ikke gis forsvarlig.

Reformer av oppbevaringskrav

Den nye forskriften gjelder for kvitteringer hvis oppbevaringsperiode ennå ikke er utløpt 1. januar 2025. Lempelsen kommer fra en reduksjon av oppbevaringskravet i handelsloven (HGB) med to år. Dette inkluderer blant annet dokumenter som fakturaer, følgesedler og betalingskvitteringer som er viktige for bevisføring i skattesammenheng. Høyt Haufe Fra 1. januar 2025 skal blant annet følgende dokumenter kun oppbevares i åtte år:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

I tillegg krever den nye lovreguleringen organisatoriske tiltak for å sikre rask tilgang til bestillingsdokumenter. I spesielle tilfeller må de interne regnskapsdokumentene opprettes selv, noe som understreker hvor viktig forsvarlig dokumentasjon er for virksomheten.

Med disse endringene har den føderale regjeringen tatt et skritt mot å redusere byråkratiet. Ansvaret for forsvarlig oppbevaring og dokumentasjon forblir likevel hos den enkelte gründer, som også må sette og overvåke de nye fristene.