Uwaga osoby prowadzące działalność na własny rachunek: nowe okresy przechowywania wyciągów z konta!

Uwaga osoby prowadzące działalność na własny rachunek: nowe okresy przechowywania wyciągów z konta!

Przedsiębiorcy prowadzący działalność na własny rachunek oraz przedsiębiorcy komercyjni stoją w obliczu istotnej zmiany terminów w zakresie wymogów przechowywania wyciągów księgowych i dokumentów księgowych. Od 1 stycznia 2025 r. ustawowy okres przechowywania tych dokumentów zostanie skrócony z dziesięciu do ośmiu lat. To kluczowa innowacja przyjęta w ramach „Czwartej ustawy o zmniejszeniu ciężarów obywateli, gospodarki i administracji biurokracji”, którą Rada Federalna zatwierdziła 18 października 2024 r. Jak Centrum Jak wynika z raportów, regulacja ta dotyczy wszystkich osób prowadzących działalność na własny rachunek, które mają obowiązek prowadzenia księgowości.

Poprzedni termin wynoszący dziesięć lat dotyczył dużej liczby dokumentów, w tym wyciągów bankowych, które stanowią istotny dowód transakcji płatniczych. Dzięki nowemu rozporządzeniu firmy muszą dostosować okresy przechowywania w zależności od rodzaju dokumentu i obowiązujących wymogów prawnych. Naruszenie wymogu zatrzymania może mieć poważne konsekwencje, w tym grzywny do 50 000 euro i karę pozbawienia wolności. W przypadku rachunków cyfrowych istnieje nawet ryzyko kar za zwłokę w przypadku nieprawidłowego udzielenia dostępu do danych.

Reformy wymogów dotyczących przechowywania

Nowa regulacja dotyczy paragonów, których okres przechowywania nie upłynął jeszcze 1 stycznia 2025 r. Ulga wynika ze skrócenia o dwa lata obowiązku przechowywania przewidzianego w Kodeksie handlowym (HGB). Obejmuje to między innymi dokumenty takie jak faktury, dowody dostawy i pokwitowania płatności, które są ważne dla dostarczenia dowodów w kontekście podatkowym. Głośny Haufe Od 1 stycznia 2025 r. tylko przez osiem lat należy przechowywać m.in. następujące dokumenty:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Ponadto nowa regulacja prawna wymaga działań organizacyjnych zapewniających szybki dostęp do dokumentów rezerwacyjnych. W szczególnych przypadkach wewnętrzne dokumenty księgowe trzeba tworzyć samodzielnie, co podkreśla znaczenie właściwej dokumentacji w prowadzonej działalności gospodarczej.

Dzięki tym zmianom rząd federalny zrobił krok w kierunku ograniczenia biurokracji. Niemniej jednak odpowiedzialność za prawidłowe przechowywanie i dokumentację spoczywa na indywidualnym przedsiębiorcy, który również musi wyznaczyć i monitorować nowe terminy.