Atenção autônomos: Novos prazos de retenção de extratos de conta!

Atenção autônomos: Novos prazos de retenção de extratos de conta!

Os empresários independentes e comerciais enfrentam uma alteração importante nos prazos no que diz respeito aos requisitos de retenção de extratos de conta e documentos contabilísticos. A partir de 1º de janeiro de 2025, o período de retenção legal desses documentos será reduzido de dez para oito anos. Esta é uma inovação crucial que foi aprovada como parte da “Quarta Lei para Aliviar o Peso dos Cidadãos, da Economia e da Administração da Burocracia”, que o Conselho Federal aprovou em 18 de outubro de 2024. Como Foco relatado, este regulamento afeta todos os trabalhadores independentes que são obrigados a manter contas.

O prazo anterior de dez anos aplicava-se a um grande número de documentos, incluindo extratos bancários, que representam provas essenciais para operações de pagamento. Com o novo regulamento, as empresas devem adaptar os seus períodos de conservação em função do tipo de documento e dos requisitos legais aplicáveis. A violação do requisito de retenção pode ter consequências graves, incluindo multas até 50.000 euros e prisão. No caso dos recibos digitais, existe até o risco de multas por atraso caso o acesso aos dados não seja concedido de forma adequada.

Reformas dos requisitos de retenção

A nova regulamentação aplica-se aos recibos cujo período de retenção ainda não tenha expirado em 1 de janeiro de 2025. A isenção advém da redução do requisito de retenção previsto no Código Comercial (HGB) em dois anos. Isto inclui, entre outras coisas, documentos como faturas, notas de entrega e recibos de pagamento que são importantes para fornecer provas num contexto fiscal. Alto Alto A partir de 1º de janeiro de 2025, os seguintes documentos, entre outros, deverão ser retidos apenas por oito anos:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Além disso, a nova regulamentação legal exige medidas organizacionais para garantir o acesso rápido aos documentos de reserva. Em casos especiais, os documentos contábeis internos devem ser criados por você mesmo, o que destaca a importância da documentação adequada para as atividades empresariais.

Com essas mudanças, o governo federal deu um passo no sentido da redução da burocracia. No entanto, a responsabilidade pelo armazenamento e documentação adequados permanece com o empresário individual, que também deve definir e acompanhar os novos prazos.