Observera egenföretagare: Nya bevarandetider för kontoutdrag!

Observera egenföretagare: Nya bevarandetider för kontoutdrag!

Egenföretagare och kommersiella företagare står inför en viktig förändring av tidsfrister när det gäller bevarandekraven för kontoutdrag och bokföringshandlingar. Från och med den 1 januari 2025 kommer den lagliga lagringstiden för dessa handlingar att förkortas från tio till åtta år. Detta är en avgörande innovation som antogs som en del av den "fjärde lagen för att lindra bördan för medborgarna, ekonomin och administrationen av byråkrati", som förbundsrådet godkände den 18 oktober 2024. Hur Fokus redovisas, berör denna förordning alla bokföringsskyldiga egenföretagare.

Den tidigare tidsfristen på tio år gällde ett stort antal dokument, inklusive kontoutdrag, som utgör väsentliga bevis för betalningstransaktioner. Med den nya förordningen måste företag anpassa sina lagringstider beroende på typ av dokument och gällande lagkrav. Att bryta mot förvaringskravet kan få allvarliga konsekvenser, bland annat böter på upp till 50 000 euro och fängelse. När det gäller digitala kvitton finns det till och med risk för förseningsböter om tillgången till uppgifterna inte ges korrekt.

Reformer av lagringskrav

Den nya förordningen gäller för kvitton vars lagringstid ännu inte har löpt ut den 1 januari 2025. Lättnaden kommer från en sänkning av lagringskravet i handelsbalken (HGB) med två år. Det handlar bland annat om handlingar som fakturor, följesedlar och betalningskvitton som är viktiga för att bevisa i skattesammanhang. Högt Haufe Från den 1 januari 2025 ska bland annat följande handlingar endast bevaras i åtta år:

• Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
• Auftragsbestätigungen
• Versandanzeigen
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Rechnungen
• Reklamationen und Folgeschriftverkehr
• Lieferantengutschriften
• Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
• Barzahlungsquittungen
• Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen

Dessutom kräver den nya lagförordningen organisatoriska åtgärder för att säkerställa snabb tillgång till bokningsdokument. I speciella fall måste de interna redovisningshandlingarna skapas själv, vilket understryker hur viktig korrekt dokumentation är för affärsverksamheten.

Med dessa förändringar har den federala regeringen tagit ett steg mot att minska byråkratin. Ändå ligger ansvaret för korrekt förvaring och dokumentation kvar hos den enskilde företagaren, som också ska fastställa och övervaka de nya tidsfristerna.