Gmail zorgt voor een revolutie in factuurbeheer: het was nog nooit zo eenvoudig!

Op 16 februari 2025 presenteert de Gmail-app voor Android en iOS een belangrijke update op het gebied van factuurbeheer. Hoe Stad Bremerhaven rapporten hebben gebruikers nu de mogelijkheid om facturen rechtstreeks in de Gmail-app te bekijken en te betalen. Het systeem kan binnenkomende facturen automatisch herkennen en belangrijke informatie duidelijk weergeven.

Dankzij de nieuwe functionaliteit van de overzichtskaarten kan de gebruiker eenvoudig gegevens uitlezen, zoals het bedrag, de vervaldatum en de begunstigde. Bovendien maakt de integratie met Google Tasks herinneringen voor latere betaling mogelijk.

Technische implementatie en verdere ontwikkelingen

De technische implementatie is gebaseerd op de herkenning van factuurgegevens in e-mails. Dit heeft ook gevolgen voor een factuurverwerkingsapplicatie die is ontwikkeld met behulp van Google Apps Script medium uitgelegd. Deze applicatie maakt gebruik van het grote Gemini-taalmodel om facturen die binnenkomen als e-mailbijlage automatisch te analyseren.

Getimede triggers zorgen voor automatisering waarvoor handmatige beoordelingen nodig waren voordat Gemini werd geïntroduceerd. Het model maakt het mogelijk om facturen automatisch te analyseren en de relevante gegevens in JSON-formaat terug te sturen. Factuur-e-mails worden standaard opgehaald in het label “INBOX”, waarbij de applicatie de Gemini API gebruikt voor analyse.

Het gebruiksgemak wordt benadrukt door het low-code platform van Google Apps Script, dat een naadloze integratie met Gmail- en Google-services mogelijk maakt. In het configuratieblad kan de applicatie worden gestart door op de knop “START” te klikken. Ook is er de mogelijkheid om specifieke labels in te stellen voor factuuronderzoek.

Een voorbeeld van een succesvolle factuuranalyse retourneert JSON-gegevens die de status van de factuur weergeven. Gevalideerde facturen worden groen weergegeven, terwijl ongeldige facturen rood verschijnen op het logboekblad. Als facturen ongeldig zijn, heeft u ook de mogelijkheid om automatisch een e-mailreactie te sturen met de nodige correcties.

De huidige uitdagingen zijn onder meer het gebruik van de Gemini 1.5 API, die niet rechtstreeks PDF-gegevens kan gebruiken. In plaats daarvan is een oplossing om ze naar PNG-afbeeldingen te converteren. Op 23 juli 2024 werd een update van het script aangekondigd om PDF-gegevens rechtstreeks te gebruiken, en het definitieve script is zichtbaar in de repository.