تخزين المستندات بشكل صحيح: ما هو المهم؟

تخزين المستندات بشكل صحيح: ما هو المهم؟

على مر السنين، تتراكم وثائق لا تعد ولا تحصى، من شهادات الميلاد إلى قسائم الدفع. لا يمكن أن يؤدي هذا العدد الكبير من المستندات إلى اكتظاظ خزائن الملفات فحسب، بل يمكن أن يسبب أيضًا ارتباكًا عندما يتعلق الأمر بالتتبع. يسعى العديد من الأشخاص إلى تحرير أنفسهم من طوفان الورق، لكنهم لا يعرفون بالضبط ما هي المستندات التي يجب عليهم الاحتفاظ بها وما هي المستندات التي يمكن التخلص منها بأمان.

يوصي مركز استشارات المستهلك بعدم التخلص مطلقًا من المستندات التي توفر معلومات حول أسلافك أو هويتك أو مؤهلاتك المهنية أو التعليمية أو مواردك المالية الشخصية. غالبًا ما لا تكون هذه المستندات ذات صلة باستخدامك الخاص فحسب، بل قد تكون مهمة أيضًا لأقاربك. ويجب أيضًا الاحتفاظ بالسجلات الطبية، حيث أن فترة الاحتفاظ المطلوبة في المستشفيات أو عيادات الأطباء عادة ما تكون 10 سنوات. تعتبر الوصايا استثناءً، حيث يتم عادةً تقديمها إلى محكمة الإرث أو المحكمة المحلية.

تشمل المستندات التي يجب الاحتفاظ بها بالتأكيد، من بين أمور أخرى، شهادة الميلاد، والاستثمارات المالية مثل الأسهم أو حسابات التوفير، ووثائق الهوية الصالحة مثل بطاقة الهوية أو جواز السفر، وشهادات الزواج أو أوراق الطلاق، وعقود الشراء للمشتريات الكبيرة مثل السيارات أو الساعات، ووثائق القروض، ومستخرجات السجل العقاري من العقارات، ووصايا المعيشة، والمستندات الطبية، وشهادات المدرسة أو الدراسة بالإضافة إلى إخطارات التنفيذ والأحكام القضائية.

من المهم جدًا تنظيم فوضى الورق والحفاظ على المستندات الصحيحة. وينبغي أيضًا الاحتفاظ بعقود العمل وتقارير الضمان الاجتماعي وإثبات فترات البطالة وغيرها من المستندات المهمة لأنها يمكن أن تلعب دورًا في حساب استحقاقات المعاشات التقاعدية. ومن ناحية أخرى، فإن فواتير التجار والإيصالات ووثائق الضمان وبعض عقود البيع لها فترات الاحتفاظ المختلفة حسب صلاحيتها، والتي تتراوح عادة بين سنة وست سنوات. يجب الاحتفاظ بالمستندات الضريبية لدى مكتب الضرائب لمدة أربع سنوات على الأقل، وأحيانًا تصل إلى عشر سنوات.

يُنصح بعدم التخلص من المستندات المهمة فحسب، بل يُنصح بتدميرها بشكل آمن لحماية المعلومات الحساسة. يمكن لأداة Schufa الجديدة توفير معلومات حول ما إذا كانت البيانات الشخصية قد وقعت بالفعل ضحية لسرقة البيانات. في حالة الطوارئ، يُنصح أيضًا بعمل نسخ احتياطية من أهم المستندات والاحتفاظ بها في مجلد المستندات في متناول اليد.