Σωστή αποθήκευση εγγράφων: Τι είναι σημαντικό;

Σωστή αποθήκευση εγγράφων: Τι είναι σημαντικό;

Με τα χρόνια, συσσωρεύονται αμέτρητα έγγραφα, από πιστοποιητικά γέννησης μέχρι στελέχη. Αυτό το πλήθος εγγράφων μπορεί όχι μόνο να οδηγήσει σε υπερπληθυσμένα ντουλάπια αρχειοθέτησης, αλλά μπορεί επίσης να προκαλέσει σύγχυση όσον αφορά την παρακολούθηση. Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να απελευθερωθούν από την πλημμύρα του χαρτιού, αλλά δεν ξέρουν ακριβώς ποια έγγραφα πρέπει να κρατήσουν και ποια μπορούν να πεταχτούν με ασφάλεια.

Το κέντρο συμβουλών καταναλωτών συνιστά να μην απορρίπτετε ποτέ έγγραφα που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την καταγωγή, την ταυτότητα, τα επαγγελματικά ή εκπαιδευτικά σας προσόντα ή τα προσωπικά σας οικονομικά. Αυτά τα έγγραφα συχνά δεν είναι σχετικά μόνο για δική σας χρήση, αλλά μπορεί επίσης να είναι σημαντικά για συγγενείς. Τα ιατρικά αρχεία θα πρέπει επίσης να διατηρούνται, καθώς η απαιτούμενη περίοδος διατήρησης στα νοσοκομεία ή στα ιατρεία είναι συνήθως 10 χρόνια. Οι διαθήκες αποτελούν εξαίρεση, καθώς συνήθως κατατίθενται στο διατακτικό δικαστήριο ή στο περιφερειακό δικαστήριο.

Τα έγγραφα που πρέπει οπωσδήποτε να φυλάσσονται περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, πιστοποιητικό γέννησης, οικονομικές επενδύσεις όπως μετοχές ή λογαριασμοί ταμιευτηρίου, έγκυρα έγγραφα ταυτότητας όπως ταυτότητα ή διαβατήριο, πιστοποιητικά γάμου ή διαζύγια, συμβόλαια αγοράς για μεγαλύτερες αγορές όπως αυτοκίνητα ή ρολόγια, έγγραφα δανείου, αποσπάσματα κτηματολογίου από ακίνητα, διαθήκες, ιατρικά έγγραφα, πιστοποιητικά από το σχολείο ή το δικαστήριο.

Είναι πολύ σημαντικό να βάλετε τάξη στο χάος του χαρτιού και να διατηρήσετε τα σωστά έγγραφα. Οι συμβάσεις εργασίας, οι εκθέσεις κοινωνικής ασφάλισης, οι αποδείξεις περιόδων ανεργίας και άλλα σημαντικά έγγραφα θα πρέπει επίσης να διατηρηθούν, καθώς μπορούν να διαδραματίσουν ρόλο στον υπολογισμό των συνταξιοδοτικών δικαιωμάτων. Από την άλλη πλευρά, τα τιμολόγια των εμπόρων, οι αποδείξεις, τα εγγυητικά έγγραφα και ορισμένα συμβόλαια πώλησης έχουν διαφορετικές περιόδους διατήρησης ανάλογα με την ισχύ τους, οι οποίες είναι συνήθως μεταξύ ενός και έξι ετών. Τα φορολογικά έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται για την εφορία για τουλάχιστον τέσσερα χρόνια, μερικές φορές ακόμη και μέχρι δέκα χρόνια.

Συνιστάται να μην πετάτε απλώς σημαντικά έγγραφα, αλλά να τα καταστρέφετε με ασφάλεια για να προστατεύσετε ευαίσθητες πληροφορίες. Ένα νέο εργαλείο Schufa μπορεί να παρέχει πληροφορίες σχετικά με το εάν τα προσωπικά δεδομένα έχουν ήδη πέσει θύματα κλοπής δεδομένων. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, συνιστάται επίσης να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των πιο σημαντικών εγγράφων και να τα διατηρείτε εύκολα προσβάσιμα σε ένα φάκελο εγγράφων.