A dokumentumok helyes tárolása: Mi a fontos?

A dokumentumok helyes tárolása: Mi a fontos?

Az évek során számtalan dokumentum halmozódik fel, a születési anyakönyvi kivonatoktól a fizetési csonkokig. Az iratok sokasága nemcsak túlzsúfolt iratszekrényekhez vezethet, hanem a nyomon követésben is zavart okozhat. Sokan arra törekednek, hogy kiszabaduljanak a papírözönből, de nem tudják, hogy pontosan mely dokumentumokat érdemes megőrizni, és melyeket lehet biztonságosan kidobni.

A fogyasztói tanácsadó központ azt javasolja, hogy soha ne dobjon ki olyan dokumentumokat, amelyek felmenőiről, személyazonosságáról, szakmai vagy iskolai végzettségéről vagy személyes pénzügyeiről adnak tájékoztatást. Ezek az okmányok gyakran nem csak a saját használatra, hanem a rokonok számára is fontosak lehetnek. Az orvosi feljegyzéseket is meg kell őrizni, mivel a szükséges megőrzési időszak a kórházakban vagy az orvosi rendelőkben általában 10 év. A végrendeletek kivételt képeznek, mivel általában a hagyatéki bírósághoz vagy a kerületi bírósághoz nyújtják be.

A feltétlenül megőrzendő dokumentumok közé tartozik többek között a születési anyakönyvi kivonat, pénzügyi befektetések, például részvény vagy megtakarítási számla, érvényes személyazonosító okmányok, például személyi igazolvány vagy útlevél, házassági anyakönyvi kivonatok vagy válási papírok, nagyobb vásárlásra vonatkozó adásvételi szerződések, mint például autó vagy óra, kölcsönokmányok, ingatlan-nyilvántartási kivonatok, élő végrendeletek, orvosi dokumentumok, iskolai vagy tanulmányi igazolások, valamint végrehajtási határozatok.

Nagyon fontos rendet teremteni a papír káoszában és megőrizni a megfelelő dokumentumokat. A munkaszerződéseket, a társadalombiztosítási jelentéseket, a munkanélküliségi időszakokat igazoló dokumentumokat és egyéb fontos dokumentumokat is meg kell őrizni, mivel ezek szerepet játszhatnak a nyugdíjjogosultság kiszámításában. Ezzel szemben a kereskedők számláinak, nyugtáinak, jótállási okmányainak és egyes adásvételi szerződéseinek érvényességi idejüktől függően eltérő a megőrzési ideje, amely általában egy és hat év közötti. Az adóügyi dokumentumokat legalább négy évig, esetenként akár tíz évig is meg kell őrizni az adóhivatal számára.

A fontos dokumentumokat tanácsos nem egyszerűen kidobni, hanem biztonságosan megsemmisíteni az érzékeny információk védelme érdekében. Egy új Schufa-eszköz információt nyújthat arról, hogy a személyes adatok áldozatul estek-e már adatlopásnak. Vészhelyzet esetén a legfontosabb dokumentumokról is célszerű biztonsági másolatot készíteni, és könnyen elérhető helyen, egy dokumentummappában tárolni.