Conservare correttamente i documenti: cosa è importante?

Conservare correttamente i documenti: cosa è importante?

Negli anni si accumulano innumerevoli documenti, dai certificati di nascita alle buste paga. Questa moltitudine di documenti non solo può portare a classificatori sovraffollati, ma può anche causare confusione quando si tratta di tenerne traccia. Molte persone lottano per liberarsi dalla marea di carta, ma non sanno esattamente quali documenti conservare e quali invece buttare via in tutta sicurezza.

Il centro di consulenza per i consumatori raccomanda di non disporre mai di documenti che forniscano informazioni sui propri antenati, identità, qualifiche professionali o di istruzione o finanze personali. Questi documenti spesso non sono importanti solo per il tuo uso personale, ma possono essere importanti anche per i tuoi parenti. Anche le cartelle cliniche dovrebbero essere conservate, poiché il periodo di conservazione richiesto negli ospedali o negli studi medici è solitamente di 10 anni. I testamenti rappresentano un'eccezione, poiché di solito vengono depositati presso il tribunale di successione o il tribunale distrettuale.

Tra i documenti da conservare assolutamente figurano l'atto di nascita, gli investimenti finanziari come azioni o conti di risparmio, documenti d'identità validi come carta d'identità o passaporto, certificati di matrimonio o documenti di divorzio, contratti d'acquisto per acquisti più grandi come automobili o orologi, documenti di prestito, estratti catastali di immobili, testamenti biologici, documenti medici, certificati di scuola o di studio nonché avvisi di esecuzione e sentenze del tribunale.

È molto importante mettere ordine nel caos cartaceo e conservare i documenti giusti. Dovrebbero essere conservati anche i contratti di lavoro, i rapporti di previdenza sociale, le prove dei periodi di disoccupazione e altri documenti importanti in quanto possono svolgere un ruolo nel calcolo dei diritti pensionistici. Le fatture, le ricevute, i documenti di garanzia e alcuni contratti di vendita dei commercianti hanno invece periodi di conservazione diversi a seconda della loro validità, che di solito vanno da uno a sei anni. I documenti fiscali dovrebbero essere conservati presso l'ufficio delle imposte per almeno quattro anni, a volte anche fino a dieci anni.

È consigliabile non buttare via semplicemente documenti importanti, ma distruggerli in modo sicuro per proteggere le informazioni sensibili. Un nuovo strumento della Schufa può indicare se i dati personali sono già stati vittime di un furto di dati. In caso di emergenza è consigliabile anche fare delle copie di backup dei documenti più importanti e tenerle a portata di mano in una cartella portadocumenti.