Teisingas dokumentų saugojimas: kas svarbu?

Teisingas dokumentų saugojimas: kas svarbu?

Bėgant metams susikaupia begalė dokumentų – nuo ​​gimimo liudijimų iki užmokesčio pažymų. Dėl daugybės dokumentų gali būti ne tik perpildytos kartotekų spintos, bet ir gali kilti painiavos, kai reikia sekti informaciją. Daugelis žmonių stengiasi išsivaduoti iš popieriaus antplūdžio, tačiau tiksliai nežino, kokius dokumentus saugoti, o kuriuos galima saugiai išmesti.

Vartotojų konsultacijų centras rekomenduoja niekada neišmesti dokumentų, kuriuose pateikiama informacija apie jūsų kilmę, tapatybę, profesinę ar išsilavinimą arba asmeninius finansus. Šie dokumentai dažnai aktualūs ne tik jūsų pačių naudojimui, bet gali būti svarbūs ir artimiesiems. Taip pat reikėtų saugoti medicininius įrašus, nes ligoninėse ar gydytojų kabinetuose reikalingas saugojimo laikotarpis paprastai yra 10 metų. Testamentai yra išimtis, nes paprastai jie pateikiami paveldėjimo teismui arba apygardos teismui.

Dokumentai, kuriuos būtinai reikia saugoti, be kita ko, yra gimimo liudijimas, finansinės investicijos, pvz., akcijos ar taupomosios sąskaitos, galiojantys asmens tapatybės dokumentai, tokie kaip asmens tapatybės kortelė arba pasas, santuokos liudijimai ar skyrybų dokumentai, pirkimo sutartys didesniems pirkiniams, pvz., automobiliai ar laikrodžiai, paskolos dokumentai, nekilnojamojo turto išrašai, gyvenimo testamentai, medicininiai dokumentai, pažymos iš mokyklos ar teismo sprendimų, taip pat vykdomieji pranešimai.

Labai svarbu įvesti tvarką popieriniame chaose ir saugoti tinkamus dokumentus. Darbo sutartys, socialinės apsaugos ataskaitos, nedarbo laikotarpių įrodymai ir kiti svarbūs dokumentai taip pat turėtų būti saugomi, nes jie gali būti svarbūs apskaičiuojant teises į pensiją. Kita vertus, prekybininkų sąskaitos faktūros, kvitai, garantijos dokumentai ir tam tikros pirkimo-pardavimo sutartys turi skirtingus saugojimo terminus, priklausomai nuo jų galiojimo, paprastai nuo vienerių iki šešerių metų. Mokesčius mokesčių inspekcijai reikėtų saugoti ne trumpiau kaip ketverius metus, kartais net iki dešimties metų.

Patartina ne tiesiog išmesti svarbius dokumentus, o saugiai sunaikinti, kad būtų apsaugota slapta informacija. Naujasis „Schufa“ įrankis gali suteikti informacijos apie tai, ar asmens duomenys jau tapo duomenų vagystės aukomis. Nelaimės atveju taip pat patartina pasidaryti atsargines svarbiausių dokumentų kopijas ir laikyti jas lengvai pasiekiamoje dokumentų aplanke.