Documenten correct opslaan: wat is belangrijk?

Documenten correct opslaan: wat is belangrijk?

In de loop der jaren stapelen zich talloze documenten op, van geboorteakten tot loonstrookjes. Deze veelheid aan documenten kan niet alleen leiden tot overvolle archiefkasten, maar kan ook voor verwarring zorgen als het gaat om het bijhouden ervan. Veel mensen streven ernaar om zichzelf te bevrijden van de vloed aan papier, maar weten niet precies welke documenten ze moeten bewaren en welke veilig weggegooid kunnen worden.

Het consumentenadviescentrum raadt u aan nooit documenten weg te gooien die informatie geven over uw afkomst, identiteit, beroeps- of opleidingskwalificaties of persoonlijke financiën. Deze documenten zijn vaak niet alleen relevant voor eigen gebruik, maar kunnen ook van belang zijn voor nabestaanden. Medische dossiers moeten ook worden bewaard, aangezien de vereiste bewaartermijn in ziekenhuizen of dokterspraktijken doorgaans tien jaar bedraagt. Testamenten vormen een uitzondering, omdat ze doorgaans bij de rechtbank of de districtsrechtbank worden ingediend.

Tot de documenten die zeker bewaard moeten worden behoren onder meer de geboorteakte, financiële beleggingen zoals aandelen of spaarrekeningen, geldige identiteitsbewijzen zoals de identiteitskaart of paspoort, huwelijksakten of scheidingspapieren, koopcontracten voor grotere aankopen zoals auto’s of horloges, leningsdocumenten, kadastrale uittreksels van onroerend goed, testamenten, medische documenten, attesten van school of studie maar ook dwangbevelen en rechterlijke uitspraken.

Het is van groot belang om orde te scheppen in de chaos van papier en de juiste documenten te bewaren. Arbeidsovereenkomsten, socialezekerheidsrapporten, bewijzen van perioden van werkloosheid en andere belangrijke documenten moeten ook worden bewaard, aangezien deze een rol kunnen spelen bij de berekening van pensioenrechten. Aan de andere kant hebben facturen, kwitanties, garantiedocumenten en bepaalde verkoopcontracten van handelaars verschillende bewaartermijnen, afhankelijk van hun geldigheid, die doorgaans tussen één en zes jaar liggen. Belastingdocumenten moeten minimaal vier jaar, soms zelfs tien jaar, voor de Belastingdienst worden bewaard.

Het is raadzaam om belangrijke documenten niet zomaar weg te gooien, maar deze veilig te vernietigen om gevoelige informatie te beschermen. Een nieuwe Schufa-tool kan informatie opleveren over de vraag of persoonlijke gegevens al het slachtoffer zijn geworden van gegevensdiefstal. In geval van nood is het bovendien raadzaam om van de belangrijkste documenten reservekopieën te maken en deze binnen handbereik te bewaren in een documentenmap.