Prawidłowe przechowywanie dokumentów: Co jest ważne?

Prawidłowe przechowywanie dokumentów: Co jest ważne?

Przez lata gromadzi się niezliczona ilość dokumentów, od aktów urodzenia po odcinki wypłat. Taka mnogość dokumentów może nie tylko prowadzić do przepełnienia szafek na dokumenty, ale także powodować zamieszanie, jeśli chodzi o ich śledzenie. Wiele osób stara się uwolnić od zalewu papieru, ale nie wie dokładnie, jakie dokumenty warto przechowywać, a które bezpiecznie wyrzucić.

Centrum porad konsumenckich zaleca, aby nigdy nie wyrzucać dokumentów zawierających informacje na temat Twojego pochodzenia, tożsamości, kwalifikacji zawodowych lub edukacyjnych bądź finansów osobistych. Dokumenty te często są istotne nie tylko do Twojego użytku, ale mogą być również ważne dla Twoich bliskich. Należy także przechowywać dokumentację medyczną, gdyż wymagany okres jej przechowywania w szpitalach czy gabinetach lekarskich wynosi zazwyczaj 10 lat. Testamenty stanowią wyjątek, ponieważ zazwyczaj składa się je w sądzie spadkowym lub sądzie rejonowym.

Do dokumentów, które na pewno należy zachować należą m.in. akt urodzenia, inwestycje finansowe, takie jak akcje czy rachunki oszczędnościowe, ważne dokumenty tożsamości, takie jak dowód osobisty lub paszport, akty małżeństwa lub dokumenty rozwodowe, umowy kupna na większe zakupy, takie jak samochody czy zegarki, dokumenty pożyczkowe, wyciągi z księgi wieczystej nieruchomości, testamenty mieszkaniowe, dokumenty medyczne, świadectwa ukończenia szkoły lub studiów, a także tytuły wykonawcze i orzeczenia sądowe.

Bardzo ważne jest, aby zaprowadzić porządek w papierowym chaosie i zachować odpowiednie dokumenty. Należy również przechowywać umowy o pracę, zaświadczenia o ubezpieczeniu społecznym, dowody okresów bezrobocia i inne ważne dokumenty, ponieważ mogą one odgrywać rolę przy obliczaniu uprawnień emerytalnych. Z drugiej strony faktury, paragony, dokumenty gwarancyjne i niektóre umowy sprzedaży wystawione przez handlowców mają różne okresy przechowywania w zależności od ich ważności, które zwykle wynoszą od jednego do sześciu lat. Dokumenty podatkowe należy przechowywać w urzędzie skarbowym przez okres co najmniej czterech, a czasem nawet dziesięciu lat.

Wskazane jest, aby nie wyrzucać ważnych dokumentów, ale bezpiecznie je zniszczyć, aby chronić wrażliwe informacje. Nowe narzędzie Schufa może dostarczyć informacji o tym, czy dane osobowe padły już ofiarą kradzieży danych. W sytuacji awaryjnej wskazane jest także wykonanie kopii zapasowych najważniejszych dokumentów i przechowywanie ich w łatwo dostępnym miejscu w teczce z dokumentami.