Armazenar documentos corretamente: o que é importante?

Armazenar documentos corretamente: o que é importante?

Ao longo dos anos, inúmeros documentos se acumulam, desde certidões de nascimento até recibos de pagamento. Essa infinidade de documentos pode não apenas levar a arquivos superlotados, mas também causar confusão quando se trata de manter o controle. Muitas pessoas se esforçam para se libertar da enxurrada de papéis, mas não sabem exatamente quais documentos devem guardar e quais podem ser jogados fora com segurança.

O centro de aconselhamento ao consumidor recomenda que você nunca descarte documentos que forneçam informações sobre sua ascendência, identidade, qualificações profissionais ou educacionais ou finanças pessoais. Muitas vezes, esses documentos não são relevantes apenas para seu próprio uso, mas também podem ser importantes para parentes. Os registros médicos também devem ser retidos, pois o período de retenção exigido em hospitais ou consultórios médicos é geralmente de 10 anos. Os testamentos são uma exceção, pois geralmente são apresentados ao tribunal de sucessões ou ao tribunal distrital.

Os documentos que definitivamente devem ser guardados incluem, entre outros, a certidão de nascimento, investimentos financeiros como ações ou contas de poupança, documentos de identificação válidos como bilhete de identidade ou passaporte, certidões de casamento ou papéis de divórcio, contratos de compra para compras maiores, como carros ou relógios, documentos de empréstimo, extratos de registo predial de imóveis, testamentos em vida, documentos médicos, certificados de escola ou estudo, bem como avisos de execução e sentenças judiciais.

É muito importante colocar ordem no caos do papel e guardar os documentos corretos. Os contratos de trabalho, os relatórios de segurança social, os comprovativos dos períodos de desemprego e outros documentos importantes também devem ser conservados, uma vez que podem desempenhar um papel no cálculo dos direitos de pensão. Por outro lado, as faturas, os recibos, os documentos de garantia e determinados contratos de venda dos comerciantes têm períodos de retenção diferentes dependendo da sua validade, que normalmente varia entre um e seis anos. Os documentos fiscais devem ser conservados na administração fiscal durante pelo menos quatro anos, por vezes até dez anos.

É aconselhável não simplesmente jogar fora documentos importantes, mas destruí-los de forma segura para proteger informações confidenciais. Uma nova ferramenta Schufa pode fornecer informações sobre se os dados pessoais já foram vítimas de roubo de dados. Em caso de emergência, também é aconselhável fazer cópias de segurança dos documentos mais importantes e mantê-los ao seu alcance numa pasta de documentos.