Správne ukladanie dokumentov: Čo je dôležité?

Správne ukladanie dokumentov: Čo je dôležité?

V priebehu rokov sa hromadí nespočetné množstvo dokumentov, od rodných listov až po výplatné pásky. Toto množstvo dokumentov môže viesť nielen k preplneným kartotékam, ale môže tiež spôsobiť zmätok, pokiaľ ide o sledovanie. Mnoho ľudí sa snaží oslobodiť od záplavy papiera, no nevedia presne, ktoré dokumenty by si mali ponechať a ktoré môžu byť pokojne vyhodiť.

Poradenské centrum pre spotrebiteľov odporúča, aby ste sa nikdy nezbavovali dokumentov, ktoré poskytujú informácie o vašom pôvode, identite, odbornej alebo vzdelanostnej kvalifikácii alebo osobných financiách. Tieto dokumenty sú často dôležité nielen pre vašu vlastnú potrebu, ale môžu byť dôležité aj pre príbuzných. Uchovávať by sa mala aj zdravotná dokumentácia, pretože požadovaná doba uchovávania v nemocniciach alebo ambulanciách je zvyčajne 10 rokov. Výnimkou sú závety, ktoré sa zvyčajne ukladajú na dedičský alebo okresný súd.

Medzi dokumenty, ktoré by ste si rozhodne mali uschovať, patria okrem iného rodný list, finančné investície ako akcie či sporiace účty, platné identifikačné doklady ako občiansky preukaz alebo pas, sobášne alebo rozvodové listy, kúpne zmluvy na väčšie nákupy ako sú autá alebo hodinky, pôžičkové dokumenty, výpisy z katastra nehnuteľností, závety, lekárske dokumenty, potvrdenia zo školy či štúdia, ako aj exekučné rozhodnutia a súdne rozhodnutia.

Je veľmi dôležité vniesť poriadok do chaosu papiera a ponechať si správne dokumenty. Mali by sa uchovávať aj pracovné zmluvy, správy o sociálnom zabezpečení, doklady o obdobiach nezamestnanosti a iné dôležité dokumenty, pretože môžu zohrávať úlohu pri výpočte dôchodkových nárokov. Na druhej strane faktúry, účtenky, záručné doklady a niektoré kúpne zmluvy pre živnostníkov majú rôznu dobu uchovávania v závislosti od ich platnosti, ktorá je zvyčajne od jedného do šiestich rokov. Daňové doklady by sa mali pre daňový úrad uchovávať minimálne štyri roky, niekedy až desať rokov.

Dôležité dokumenty je vhodné jednoducho nevyhodiť, ale bezpečne ich zničiť, aby boli citlivé informácie chránené. Nový nástroj Schufa môže poskytnúť informácie o tom, či sa osobné údaje už stali obeťou krádeže údajov. V prípade núdze je tiež vhodné urobiť si záložné kópie najdôležitejších dokumentov a uložiť ich na dosah v priečinku na dokumenty.