Pravilno shranjevanje dokumentov: Kaj je pomembno?

Pravilno shranjevanje dokumentov: Kaj je pomembno?

Z leti se nabere nešteto dokumentov, od rojstnih listov do položnic. Ta množica dokumentov lahko povzroči ne le prenatrpane kartotečne omare, ampak lahko povzroči tudi zmedo, ko gre za sledenje. Marsikdo se skuša rešiti iz poplave papirja, pa ne ve točno, katere dokumente hraniti in katere lahko mirno zavrže.

Svetovalnica za potrošnike priporoča, da nikoli ne zavržete dokumentov, ki vsebujejo podatke o vašem poreklu, identiteti, poklicni ali izobrazbeni usposobljenosti ali osebnih financah. Ti dokumenti pogosto niso pomembni samo za vašo uporabo, ampak so lahko pomembni tudi za sorodnike. Zdravstvene kartoteke je treba tudi hraniti, saj je zahtevano obdobje hrambe v bolnišnicah ali zdravniških ordinacijah običajno 10 let. Oporoke so izjema, saj se običajno vložijo pri zapuščinskem ali okrajnem sodišču.

Dokumenti, ki jih je vsekakor treba hraniti, so med drugim rojstni list, finančne naložbe, kot so delnice ali hranilni računi, veljavni identifikacijski dokumenti, kot je osebna izkaznica ali potni list, poročni listi ali ločitveni dokumenti, kupoprodajne pogodbe za večje nakupe, kot so avtomobili ali ure, posojilne listine, zemljiškoknjižni izpisi o nepremičninah, žive oporoke, zdravstveni dokumenti, potrdila o šolanju ali študiju ter opombe o izvršbah in sodne odločbe.

Zelo pomembno je narediti red v kaosu papirja in hraniti prave dokumente. Ohraniti je treba tudi pogodbe o zaposlitvi, poročila o socialni varnosti, dokazila o obdobjih brezposelnosti in druge pomembne dokumente, saj lahko igrajo vlogo pri izračunu pokojninskih pravic. Po drugi strani imajo obrtniški računi, potrdila, garancijski dokumenti in nekatere prodajne pogodbe glede na veljavnost različne roke hrambe, ki so običajno od enega do šest let. Davčne listine je treba hraniti za davčni urad najmanj štiri leta, včasih tudi do deset let.

Priporočljivo je, da pomembnih dokumentov preprosto ne zavržete, ampak jih varno uničite, da zaščitite občutljive podatke. Novo orodje Schufa lahko zagotovi informacije o tem, ali so bili osebni podatki že žrtev kraje podatkov. V nujnih primerih je priporočljivo narediti tudi varnostne kopije najpomembnejših dokumentov in jih hraniti na dosegu roke v mapi z dokumenti.