Selbständige und gewerbetreibende Unternehmer stehen vor einer wichtigen Friständerung hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten von Kontoauszügen und Buchungsbelegen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dies ist eine entscheidende Neuerung, die im Rahmen des „Vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ verabschiedet wurde, das der Bundesrat am 18. Oktober 2024 genehmigte. Wie Focus berichtet, betrifft diese Regelung alle gewerbetreibenden Selbständigen, die zur Buchführung verpflichtet sind.
Die bisherige Frist von zehn Jahren galt für eine Vielzahl von Belegen, darunter auch Kontoauszüge, die essentielle Beweismittel für Zahlungsvorgänge darstellen. Mit der neuen Regelung müssen Unternehmen ihre Aufbewahrungsfristen je nach Art des Dokuments und den geltenden gesetzlichen Vorgaben anpassen. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann gravierende Konsequenzen haben, einschließlich Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro und Haftstrafen. Bei digitalen Belegen drohen sogar Verzögerungsgelder, wenn der Zugriff auf die Daten nicht ordnungsgemäß gewährt wird.
Reformen der Aufbewahrungspflichten
Die neue Regelung gilt für Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist. Die Erleichterung bringt eine Reduzierung der Aufbewahrungspflicht im Handelsgesetzbuch (HGB) um zwei Jahre. Das umfasst unter anderem Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege, die für die Nachweisführung im steuerlichen Kontext von Bedeutung sind. Laut Haufe müssen ab dem 1. Januar 2025 unter anderem folgende Unterlagen nur noch acht Jahre lang aufbewahrt werden:
- Empfangene Aufträge und deren Ergänzungen
- Auftragsbestätigungen
- Versandanzeigen
- Lieferscheine
- Frachtbriefe
- Rechnungen
- Reklamationen und Folgeschriftverkehr
- Lieferantengutschriften
- Zahlungsbelege (Schecks, Überweisungen, Kontenabschlüsse, Kontenauszüge)
- Barzahlungsquittungen
- Schriftliche Verträge in Verbindung mit Handelsbriefen
Zusätzlich erfordert die neue gesetzliche Regelung organisatorische Vorkehrungen, um einen schnellen Zugriff auf die Buchungsbelege zu gewährleisten. Die internen Buchungsbelege müssen in speziellen Fällen selbst erstellt werden, was unterstreicht, wie wichtig die ordnungsgemäße Dokumentation für die Geschäftstätigkeit ist.
Die Bundesregierung hat mit diesen Änderungen einen Schritt in Richtung Bürokratieabbau unternommen. Dennoch bleibt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Dokumentation beim einzelnen Unternehmer, der auch die neuen Fristen einstellen und überwachen muss.
