Immer häufiger engagieren sich Eigentümer in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) ehrenamtlich als Verwaltungsbeiräte. Diese Position bringt eine Vielzahl von Aufgaben mit sich, darunter die Überprüfung von Abrechnungen sowie die Unterstützung der Hausverwaltung. Der Verwaltungsbeirat fungiert zudem als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltern. Laut T-Online erhalten Verwaltungsbeiräte in der Regel keine Vergütung für ihre Tätigkeiten. Dennoch sind ihre Aufwendungen nicht vollkommen unberücksichtigt. In der Praxis gewähren viele WEGs eine pauschale oder konkrete Aufwandsentschädigung für tatsächliche Ausgaben, zu denen beispielsweise Porto, Telefonkosten oder Fahrtkosten gehören.
Für diese Kostenerstattungen gilt eine steuerliche Besonderheit: Während Nachweise über tatsächliche Ausgaben steuerfrei sind, fallen pauschale Zahlungen ohne Einzelverrechnungen unter steuerpflichtige Einnahmen und müssen in der Steuererklärung angegeben werden. Eine wichtige Freigrenze ist zu beachten: Einkünfte unter 256 Euro jährlich sind steuerfrei, sofern sie keiner Einkunftsart zuzuordnen sind. Ein weiteres wichtiges Detail ist, dass eine regelmäßige Vergütung vom Finanzamt als gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit eingestuft werden kann. Das hat zur Folge, dass Verwaltungsbeiräte eigene Kosten, wie beispielsweise Fahrtkosten oder Büromaterialien, nicht steuerlich geltend machen können, da sie formal kein steuerpflichtiges Einkommen erzielen.
Aufwendungsansprüche und Entschädigungen
Obwohl der Verwaltungsbeirat in der Regel unentgeltlich arbeitet, besteht der rechtliche Anspruch auf Erstattung von Aufwendungen. Der Ersatz kann entweder durch einen pauschalen Betrag oder durch konkrete, nachgewiesene Ausgaben erfolgen. Das Amtsgericht München hat in einem Urteil festgelegt, dass eine angemessene pauschale Aufwandsentschädigung bei etwa 100 Euro pro Jahr pro Person liegt. Zahlungen über 500 Euro jährlich könnten als überhöht eingestuft werden. Es gibt jedoch keine gesetzliche Norm, die konkrete Beträge für Aufwandsentschädigungen vorschreibt.
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Vergütung von Verwaltungsbeiräten sind im Wohnungseigentumsgesetz verankert. § 29 Abs. 2 WEG besagt, dass der Verwaltungsbeirat den Hausverwalter unterstützt, ohne jedoch eine Vergütungsregelung einzuführen. Entscheidungen zu Vergütungen können durch Beschluss in der Eigentümerversammlung oder über einen Umlaufbeschluss festgelegt werden. Die Beziehung zwischen dem Verwaltungsbeirat und der Eigentümergemeinschaft wird als Auftragsverhältnis betrachtet, das durch die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt wird.
Wichtig zu beachten ist, dass die Aufwandsentschädigungen, die dem Verwaltungsbeirat gewährt werden, steuerpflichtig sind. Auslagenersatz wiederum, der sich auf konkret nachgewiesene Ausgaben bezieht, unterliegt nicht der Steuerpflicht. Bei der Durchführung ihrer Tätigkeit dürfen Verwaltungsbeiräte jedoch nicht vergessen, dass ihre Leistungen grundsätzlich unentgeltlich sind, sie aber dennoch Anspruch auf Aufwandsersatz haben.
